Règlement intérieur
-
Préambule
Ce règlement intérieur (RI) a pour objectif de préciser les statuts de l'association Alger Accueil, association apolitique, non confessionnelle et à but non lucratif. Il est destiné à l'ensemble de ses membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent qui accepte de s'y conformer en devenant membre. Son édition intégrale, mise à jour, est en ligne sur le site internet de l'association www.algeraccueil.org L'association Alger Accueil a été créée en 2005. En 2014, Alger Accueil s’est mis en conformité avec la loi algérienne de 2012 sur les associations et a redéposé un dossier de demande d’agrément auprès du Ministère de l’intérieur.
-
Fonctionnement de l'association
Alger Accueil est administrée par un Bureau décomposé en Bureau exécutif et un Bureau élargi dont les missions sont détaillées ci-après. La liste des candidats au Bureau est proposée par le Bureau sortant, puis élu en Assemblée générale pour un mandat d’un an.
Le Bureau exécutif est composé au minimum de 4 personnes parmi les membres de l'association :
- un(e) président(e)
- un(e) vice-président(e)
- un(e) trésorière(e)
- un(e) secrétaire général(e).
Le Bureau élargi est constitué du Bureau exécutif ainsi que de responsables dont les titres peuvent être ajustés en fonction des besoins de fonctionnement :
- un(e) Responsable pôle Accueil - Rencontres et Adhésions
- un(e) Responsable Communication Digitale
- un(e) Responsable Sponsoring et Partenaires et logistique stocks
- un(e) Responsable pôle Soirées
- un(e) Responsable pôle Adultes
- un(e) Responsable pôle Ados
- un(e) Responsable pôle Enfants
- un(e) Responsable pôle Bébés
- un(e) Responsable pôle Sport
Des binômes (responsable et suppléant) peuvent être constitués en privilégiant une personne « nouvelle » et une « ancienne » pour assurer au mieux la transmission et la pérennité de l’association. De même, chaque responsable peut s’entourer de Bénévoles pour contribuer à sa mission.
Le/la président(e) ne peut se présenter au-delà de 3 mandats consécutifs.
Le Bureau exécutif se réunit autant que nécessaire ; il prépare les réunions du Bureau élargi; il définit les orientations et assure le suivi des projets de l'association.
En fonction de l'actualité de l'association, le Bureau exécutif peut convier lors de ses réunions un/des responsable(s), membre du Bureau élargi pour faire le point sur son pôle d'intervention, ou toute autre personne qu'il aurait besoin d'entendre sur des missions ponctuelles.
Le Bureau élargi se réunit autant que possible tous les mois et met en œuvre les projets et actions co-construits avec le Bureau exécutif.
Chaque membre de Bureau exécutif ou du Bureau élargi s'engage à participer activement aux réunions nécessaires au bon fonctionnement de l'association. En cas d'empêchement à participer à une réunion, il peut se faire représenter par le/la président(e) ou son suppléant à qui il aura adressé ses propositions, avec ses instructions en cas de vote. Le/la président(e) les présentera en son nom au cours de la réunion et votera selon ses directives.
-
Préadhésion et adhésion
1. Préadhésion
L'accueil, via le site internet www.algeraccueil.org et la messagerie électronique accueil@algeraccueil.org, permet un contact privilégié de l'association avec des expatriés francophones et/ou francophiles qui projettent de venir s'installer à Alger. Alger Accueil s’adresse également aux Algériens francophones de retour d'une expatriation depuis moins de deux ans.
Outre les conditions requises par la législation en vigueur, la qualité d’adhérent de l’association (et des membres de leur entourage) est acquise à toute personne répondant aux conditions suivantes :
- être étranger expatrié, francophones et/ou francophiles amené à résider en Algérie en situation régulière en matière de séjour des étrangers.
- Sur proposition du bureau des ressortissants algériens francophiles ayant été partenaires de longue date de l’association (partenaires notamment) pourront obtenir le statut d’adhérent et faire adhérer leur famille. Cette adhésion devra être validée par le bureau au cas par cas, pour services rendus. Ils auront les mêmes droits et obligations que les autres adhérents.
- Déterminés à contribuer au fonctionnement de l’association et respecter la charte de l’adhérent. Les adhérents n’ayant pas contribué à l’association pendant 3 années d’affilée pourront ne pas être renouvelés.
- avoir acquitté une cotisation et avoir fourni les renseignements demandés sur le bulletin d’adhésion
Au-delà de 300 familles et jusqu’à la fin de l’exercice en cours, AA se réserve le droit de restreindre l’adhésion uniquement aux familles nouvellement arrivées (moins d’un an) et ce de façon à préserver le bon fonctionnement de l’association.
Alger Accueil peut accueillir de nouveaux membres à tout moment de l'année par une préinscription sur le site internet qui sera validée après règlement de la cotisation annuelle.
L'inscription à l'association est indispensable avant toute participation à une activité organisée par Alger accueil.
Une fois préinscrit sur le site internet, et après vérification qu'il correspond aux conditions d'adhésion, le futur adhérent reçoit pendant un (1) mois les newsletters de l'association ainsi que les dates, heures et lieux des permanences pour pouvoir finaliser son inscription.
2. Adhésion
Fiche personnelle :
Pour devenir adhérent d’Alger Accueil, une fiche personnelle doit être complétée sur laquelle est mentionné ses nom(s), prénom(s), nationalité, adresse, quartier, adresse courriel, date d'arrivée en Algérie, téléphone, prénoms et dates de naissance des enfants, sa contribution possible. Ces informations sont impératives et, à défaut, font obstacle à la prise en compte de la demande d'adhésion ou de renouvellement.
Cotisation :
La cotisation annuelle couvre la période allant du 1er octobre de l'année en cours au 30 septembre de l'année suivante. Son montant est fixé par le Bureau exécutif et approuvé en Assemblée Générale ; il est pour l'année 2017/2018 et jusqu’à nouvel ordre fixé à 8000 DZD par famille, 6000 DZD par couple et 3000 DZD par célibataire.
Les inscriptions/adhésions réalisées à partir du 1er avril bénéficient d'un montant de cotisation réduit de moitié (pour la période allant jusqu'au 30 septembre de l'année en cours).
Le paiement de la cotisation est effectué en dinars. Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise ; aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, de départ ou de décès d'un membre en cours d'année.
Carte d'adhérent :
Au moment de l'adhésion et du règlement de la cotisation, est remise une carte d'adhérent qui peut être demandée pour toute inscription à une activité et pour bénéficier des privilèges adhérents consentis par les partenaires de l'association.
Mot de passe et accès au site internet d’Alger Accueil :
Le nouvel adhérent se voit attribuer un mot de passe personnel lui permettant de se connecter à la partie privative du site internet et de s'inscrire aux différentes activités proposées. Cet accès à la partie privative du site internet d’Alger Accueil est strictement personnel et nominatif. L'adhérent s'engage à ne pas communiquer son mot de passe à d'autres personnes non adhérentes à l'association. En cas de manquement, il pourra être procédé à la désactivation de son compte et/ou à sa radiation de l'association.
-
Activités et événements proposés par Alger accueil
1. Les activités
a. gestion des activités bénévoles
Tout adhérent d’Alger accueil peut proposer de prendre en charge une activité/atelier et/ou organiser des sorties. Après validation du projet par le Bureau exécutif et du (des) responsable(s) de pôle(s) concerné(s) du Bureau élargi, une page est créée sur le site internet de l'association.
Chaque activité ou sortie doit permettre l'accueil et l'intégration des adhérents et est effectuée à titre bénévole par l’organisateur. Il ne peut en aucun cas être perçu une quelconque rémunération au titre de l'activité proposée. Toutefois, il peut être demandé aux participants de l'activité, le remboursement des frais liés à l'activité (par ex : remboursement des aliments pour un atelier cuisine). La fréquence des événements est laissée au libre choix de l'organisateur, avec un minimum d'un atelier/événement/sortie par trimestre.
Les responsables des activités (ou l’adhérent bénévole) doivent fixer tous les RV sur leur page dédiée ; les réservations aux activités doivent se faire impérativement par le site internet d’Alger accueil.
Les responsables d'activités doivent s'assurer de la mise à jour permanente de leur page sur internet. Il leur est demandé d'organiser l'activité de façon à permettre l'intégration de nouveaux participants tout au long de l'année (sessions trimestrielles, semestrielles ou à thème).
Il est ainsi rappelé que l'association est une structure dédiée à l'Accueil dont les activités sont autant de prétextes à faire des rencontres, et en aucun cas des activités professionnelles.
b. gestion des activités avec intervenants extérieurs
A titre exceptionnel, lorsque l'association ne dispose pas des compétences bénévoles parmi ses membres pour une activité, celle-ci peut être dispensée par des personnes extérieures à l'association et/ou lorsque l'activité nécessite des équipements ou des lieux spécifiques (ex : yoga, judo, gym..). Il peut alors être demandé aux adhérents de rémunérer l'intervenant. Toutefois, Alger Accueil n'acceptera la création d'une telle activité et le paiement par les adhérents qu'aux conditions suivantes :
- les adhérents d’Alger accueil bénéficient d'un tarif préférentiel différent du prix public pratiqué par l'intervenant ;
- l'activité créée, bénéficie, dans la mesure du possible, aux seuls adhérents d’Alger Accueil.
Un adhérent bénévole d’Alger Accueil est toujours en charge de la coordination et de la gestion de l'activité ; c'est lui qui communique les informations aux adhérents via la page dédiée du site internet ; il est tenu aux mêmes dispositions que celles du IV-1- a.
2. Les engagements des adhérents
Lorsqu'un adhérent souhaite s'inscrire à une activité, il lui est demandé de le faire le plus rapidement possible afin de faciliter l'organisation de l'atelier ; cette inscription ne peut se faire que par le site internet d’Alger accueil, sur la page dédiée à l'activité en question.
Si la personne inscrite est dans l'impossibilité de se rendre à l'activité pour laquelle elle a réservé une place, elle doit prévenir de son désistement au moins 48 h à l'avance, afin de permettre à l'organisateur/trice de proposer la place aux autres membres. Si plus de 3 absences sont observées sans avoir prévenu, Alger Accueil se réserve le droit de placer les adhérents concernés en liste d’attente pour les futures activités réservées.
Dans l'hypothèse où l'activité est payante, si l'annulation est faite par l'adhérent(e) inscrit(e) moins de 48 h avant l'activité, il/elle devra payer sa participation comme s'il/elle avait été présent(e). L'organisateur/trice tentera de trouver un/une remplaçant(e) à l'adhérent(e) ayant annulé. Si une personne le/la remplace, la place sera remboursée à l'adhérent(e) initial(e) qui avait dû annuler sa participation.
Chaque adhérent s'inscrit lui-même aux activités qu'il souhaite et peut vérifier à tout moment ses inscriptions sur le site en consultant la page "mes rendez vous".
Pour toute activité, par courtoisie, les adhérents doivent demander aux organisateurs/trices s'ils peuvent venir accompagnés de jeunes enfants. Alger Accueil se réserve le droit de refuser la présence de jeunes enfants lors de certaines activités.
3. Les non-adhérents à Alger Accueil
Les personnes non adhérentes à Alger Accueil ne peuvent participer à aucune des activités de l'association à l'exception des cafés mensuels qui sont ouverts à tous via le parrainage d’un membre de l’association, gratuitement, dans le respect du cadre de la charte de la FIAFE (Fédération internationale des accueils francophones Expatriés) à laquelle Alger Accueil est affiliée.
Certains événements (AA night) peuvent également être ouverts d’emblée à des non adhérents via du parrainage. Le(a) parrainé(e) est sous la responsabilité du membre d’Alger Accueil.
Les amis ou membres de la famille en visite chez un adhérent d’Alger Accueil peuvent participer aux activités avec l'adhérent sous réserve des places disponibles. En cas de places limitées, les membres d’Alger Accueil restent prioritaires.
-
Services complémentaires mis à disposition par l'association
1. Annonces des adhérents
Les adhérents d’Alger Accueil ont la possibilité de mettre en ligne, gratuitement, leurs petites annonces personnelles sur le site internet de l'association. Préalablement à la mise en ligne, le contenu de l'annonce est validé par un modérateur.
L'adhérent gère lui-même sur le site internet d’Alger Accueil, la proposition de l'annonce et la suppression de celle-ci dans le module " Petites Annonces".
Le modérateur et le Bureau exécutif de l'association se réservent le droit de refuser une publication si le contenu est jugé inapproprié, purement commercial ou si les annonces n'émanent pas des adhérents.
Le modérateur peut rediriger l'annonce vers les annonces « payantes » ou le carnet d’adresses s'il estime que l'annonce proposée ne remplit pas les conditions des annonces "adhérents gratuites".
a- le personnel de maison :
Seul le personnel de maison ayant travaillé effectivement chez, ou pour, l'adhérent peut faire l'objet d'une petite annonce de recommandation.
b- les annonces immobilières :
Alger Accueil n'a pas vocation à se substituer aux agences immobilières ; dans ces conditions seules sont publiées :
- les annonces des adhérents locataires qui quittent leur logement et souhaitent le recommander sans prérogatives sur les décisions des propriétaires et sur les frais inhérents à la location
- les annonces des adhérents propriétaires de leur bien souhaitant le louer;
2. Annonces des non-adhérents
Les non-adhérents souhaitant proposer des listes d'objets à vendre dans le cadre des départs d’Algérie pourront faire passer l'annonce dans le module "petites Annonces " par l'intermédiaire d'un ami adhérent. Ce service est alors gratuit.
Les non adhérents peuvent également publier via le module des "petites annonces" du site internet de l'association. Ils payent alors la publication 4000 DZD par mois.
Le modérateur et le Bureau exécutif de l'association se réservent le droit de refuser une publication si le contenu est jugé inapproprié.
3. « Bons plans » et facebook
Bons plans :
Les adhérents d’Alger accueil ont la possibilité de faire partager, gratuitement sur le site d’Alger Accueil, leurs carnets d’adresses et astuces (appelées « carnet d’adresses») dans la rubrique «carnet d’adresse». Les bons plans ne sont pas rémunérés. Préalablement à la mise en ligne, le contenu du bon plan est validé par un modérateur. Le modérateur et le Bureau exécutif de l'association se réservent le droit de refuser un bon plan si son contenu est jugé inapproprié, purement commercial ou publicitaire. Alger Accueil décline toute responsabilité quant au contenu et erreurs typographiques des bons plans publiés sur le site. Alger Accueil a le droit de supprimer un bon plan à tout moment s’il le juge obsolète ou erroné.
Facebook:
Alger accueil propose un groupe facebook Alger Accueil l’original ouvert aux adhérents. Ce groupe est un lieu d’échanges où chacun peut poser ou répondre à une question voire partager une information.
Ce groupe est gratuit et les informations fournies ne peuvent donner lieu à rémunération. Alger Accueil se réserve le droit de ne pas publier les contributions si elle les juge inappropriées.
Alger Accueil décline toute responsabilité au regard des informations données par les adhérents.
Alger Accueil se réserve le droit de supprimer les discussions quand elles sont jugées inappropriés. Les professionnels de santé peuvent faire l'objet de discussions dans le cadre de la page sous l'entière responsabilité des participants à la discussion.
4. Annuaire / Trombinoscope
La liste des adhérents, les coordonnées téléphoniques, les quartiers de résidence sont accessibles sur le site internet dans le module "Annuaire" ;
Pour que les supports électroniques soient mis à jour régulièrement, il revient à chaque membre de garantir les informations contenues dans sa fiche personnelle. Ainsi, en cas de changement de coordonnées (adresse, quartier, mail, téléphone, école enfants, …), l'adhérent doit :
- informer l'association en transmettant un mail à accueil@algeraccueil.org pour signaler le changement ;
- mettre à jour sa fiche personnelle sur le site internet d’Alger Accueil.
La liste des adhérents et les informations disponibles sont strictement confidentielles ; elles ne peuvent ni être cédées, ni être vendues à des fins commerciales ou à quelle que fin que ce soit.
L'adhérent ne souhaitant pas apparaitre dans ces supports doit décocher la case correspondante sur sa fiche personnelle (site internet).
-
Frais pris en charge par l'association
Sauf exception, Alger Accueil participe en nature à l'ensemble des événements organisés par l'association. A cet effet, chaque organisateur/trice et/ou chaque hôte/sse prendra contact avec le/la responsable logistique afin de récupérer préalablement à son événement les fournitures dont il/elle a besoin :
- les boissons non alcoolisées (y compris thé et café)
- les thermos
- le petit matériel (serviettes, gobelets, verres et touillettes, etc…).
En plus de la mise à disposition de ces fournitures, Alger Accueil :
- peut fournir les viennoiseries pour les cafés mensuels, les cafés inscriptions de rentrée dans les quartiers, les cafés des nouveaux si l'hôte/sse le souhaite dans la limite du budget fixé.
- met à disposition pour chaque événement organisé en soirée (à l'exclusion des Aapéros dinner pour lesquels les participants amènent un plat et une bouteille et des AAfterwork ou chacun paye ses consommations), un budget géré par le responsable de l’événement.
- participe (à hauteur de 3000 DZD maximum) aux frais liés à la présence du personnel de maison chez un adhérent, dans le cas d’événements en soirée et regroupant plus de 50 adhérents. Cette participation se fait à la demande de l’adhérent hôte.
Enfin, Alger Accueil prend en charge (et rembourse le cas échéant sur présentation de factures) la totalité des frais validés préalablement par le Bureau exécutif, des événements annuels : café de rentrée, cocktail de Noël de l'association, Assemblée générale et tout autre événement de portée générale décidée par le Bureau exécutif.
-
Publicité
Alger Accueil propose des encarts publicitaires sur son site internet (www.algeraccueil.org).
Ces publicités sont payantes selon un tarif et des conditions établis et approuvés en Bureau élargi ; les adhérents d’Alger Accueil souhaitant faire des publicités par l'intermédiaire de l'association doivent prendre contact avec Alger Accueil et/ou la/le responsable en charge des partenaires - sponsoring.
L'animation d'un atelier ou d'une activité par un adhérent au sein de l'association reste un investissement bénévole, exercé à titre personnel, et ne peut entrainer en aucun cas de réduction sur les publicités qu'il souhaiterait faire publier dans le cadre de son activité professionnelle.
Les relations avec les annonceurs sont gérées par l'équipe en charge des partenaires sous le contrôle du Bureau exécutif.
-
Assurance & responsabilité
Alger Accueil est assurée en son nom pour les événements qu'elle organise auprès de AXA RESPONSABILITE CIVILE EXPLOITATION AGENCE HYDRA.
Il est, nonobstant cette assurance RC, de la responsabilité des participants aux activités et sorties organisées par l'association de souscrire une assurance à titre personnel en responsabilité civile et accident, pour eux-mêmes et les membres de leur famille.
Alger Accueil ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable si d'éventuels incidents survenaient lors de visites, sorties ou autres activités pratiquées dans le cadre de l'association.
-
Tenue des comptes
L'année fiscale de l'association est fixée par le Bureau exécutif ; sauf modification ultérieure décidée par le Bureau exécutif, les comptes sont établis du 01 février au 31 Mars de l'année suivante.
-
Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l'association Alger Accueil est établi conformément aux dispositions des statuts de l'association. Il est établi et modifié par le Bureau exécutif puis ratifié en Assemblée générale ordinaire annuelle.
-
Charte de l'adhérent
Je suis à jour de mon inscription.
Je respecte la procédure d’inscription lorsque je veux m’inscrire à une activité. Seuls les adhérents préalablement inscrits et approuvés sont autorisés à participer.
Je préviens aussitôt si j’ai un empêchement. Je pourrai ainsi faire profiter un adhérent en liste d’attente de ma place.
J’accepte de payer une pénalité si j’annule une visite ou une activité moins de 48 heures à l’avance ou si j’oublie de prévenir sauf si j’ai pu être remplacé(e) par une personne en liste d’attente.
Je m’inscris impérativement quand une réunion se tient dans un lieu officiel, car l’Association doit remettre la liste des participant(e)s au personnel de sécurité et je pense à prendre un document de façon à pouvoir être identifié(e).
Je respecte les conditions posées par les personnes qui m’accueillent (que ce soit les domiciles des autres membres ou les lieux officiels) et je m’engage à respecter les règles de courtoisie et de bonne conduite.
Je participe dans la bonne humeur aux activités, conscient(e) du travail bénévole accompli par les responsables desdites activités.
Je suis conscient(e) que les responsables des activités ont rédigé et planifié le programme bien avant qu’il ne soit publié. J’accepte donc qu’il puisse y avoir des modifications ou que la visite /activité puisse être annulée.
Je lis bien l’email de rappel (en général 24 heures avant) du rendez-vous pour l’activité/visite à laquelle je me suis inscrit(e) afin de prendre connaissance de toutes les informations. Si je ne reçois rien 24H avant, je contacte la boite mail en charge des activités.
Si je déménage, je mets à jour ma fiche d’adhérent, le plus rapidement possible, toutes les informations relatives à un changement de numéro de téléphone, quartier et email, afin de continuer à recevoir les publications. Si je quitte l’Algérie, je le signale aussi.
Je n'utilise pas les listes de diffusion ou l'annuaire des adhérents à des fins commerciales, notamment pour des ventes à domicile, ne les cède pas, ne les reproduit pas et ne les copie pas.
Je ne divulgue à personne mon login et mon mot de passe qui donne accès à l'ensemble des données du site d’Alger Accueil pour des raisons de sécurité.
Je dégage Alger Accueil de toute responsabilité pour tout incident ou accident survenant lors d’activités pratiquées dans le cadre de l’Association. Je sais qu'il est de ma responsabilité de souscrire une assurance à titre personnel pour l'ensemble des risques liés à ma participation, ou à celle de ma famille, aux activités d’Alger Accueil.
Je sais que le non-respect de ces règles entrainera mon exclusion de l'association sans donner lieu au remboursement de ma cotisation.
Je suis maintenant un(e) adhérent(e) averti(e) et je m'engage à respecter ces règles.